Chaos am Arbeitsplatz: Ordnung für die Karriere

Klar ist Chaos zu produzieren einfacher, als Ordnung zu halten. Und du hast bestimmt gerade ganz wichtige andere Sachen zu erledigen – zum Beispiel dein Referat fürs Seminar zu üben, zum Mittagessen mit den Kollegen aufzubrechen oder an den See zu fahren, um zu „lernen“. Jetzt hat der innere Schweinehund Pause: Wir verraten dir, warum Ordnung am Arbeitsplatz entscheidend ist!

Im Studium.

• Im Studium prasselt so viel Wissen auf dich ein, und nichts ist dabei so vorgekaut, wie es in der Schule der Fall war – da hilft nur eins: Organisier dich! Sonst fluchst du spätestens bei deinem Abschluss, dass du Blattsalat aus sechs Semestern in den Griff kriegen musst.
• Ist ganz konkret dein Schreibtisch – der aus Holz, aber auch der virtuelle – unaufgeräumt, hält dich das zum einen auf, wenn du was Konkretes suchst, und zum anderen lässt du dich wahnsinnig leicht ablenken. Hier noch schnell im Buch weitergeblättert oder einen Blick in die Neon geworfen, da noch fix die letzten Urlaubsfotos angeschaut, die neben der Datei mit den Beispielprüfungsaufgaben liegen – Moment, wo war ich grad?
• Auch bei der Organisation deines Studiums heißt es: Obacht! Nicht, dass dir am Ende die entscheidenden Credits fehlen – oder du eine entscheidende Bescheinigung aus dem ersten Semester aus Versehen weggeworfen hast.

Am Arbeitsplatz.

• Läuft der/die Chef:in* an deinem Schreibtisch vorbei und es türmen sich die losen Blätter neben den Mate-Flaschen, sieht das nicht unbedingt produktiv aus, genauso wenig, wie wenn der Bildschirm voll ist mit Dokumenten. Leicht entsteht der Eindruck, dass du genauso unorganisiert arbeitest, wie dein Tisch aussieht. Auch wenn Kunden durchs Büro laufen sollten, macht das keinen guten Eindruck.
• Auch im Arbeitsalltag sparst du durch Ordnung jede Menge Zeit, wenn du einfach weißt, wo du was findest. Ansonsten sinkt die Konzentration, weil deine Gedankengänge ständig durch Rumgesuche unterbrochen werden.
• Gar nicht gut ist es, wenn du aus Versehen ein wichtiges Dokument wegwirfst oder – noch schlimmer – ein vertrauliches Dokument einfach so herumliegt bzw. im normalen Müll statt im Schredder landet.

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Manch einer sagt ja, er beherrscht das Chaos besser als die Ordnung, und sobald aufgeräumt ist, findet er nichts mehr. Das ist im Privatleben auch Privatsache, aber am Arbeitsplatz solltest du wirklich aufpassen, dass deine Unordnung nicht zum Karriereknick führt. Im Studium wie am Arbeitsplatz kannst du echte Produktivitätsprobleme bekommen, wodurch du Zeit verlierst – oder sogar wichtige Dokumente. Und wenn du am Ende deines Studiums merkst, dass dir exakt zwei Credits fehlen, kann das deine ganze Lebensplanung über den Haufen werfen.

Dazu kommt im Job der Eindruck, den du auf den Chef machst: Du kannst deine Arbeit noch so gut machen; wenn er dich als unorganisiert abgestempelt hat, wird es schwer, mit der Management-Position – nicht, dass du im falschen Moment etwas nicht findest oder einfach vergisst. Gerät ein wichtiges Dokument durch deine Schuld in falsche Hände, kann das schnell zu einer Abmahnung führen.

Die Grundlage einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.

(Kurt Tucholsky)

Ganz so einfach ist es nicht, aber mit unseren Anregungen kannst du dir im Handumdrehen dein eigenes Ordnungssystem am Arbeitsplatz aufbauen.

1. Ein festes Ablagesystem für bessere Übersicht

Laufende Arbeiten kommen in eine Ablage, bereits erledigte in eine andere. Anstatt unzähliger Post-Its bietet sich ein Planer an, in den du alles Wichtige aufschreibst. Wird dieser zum ständigen Begleiter, hast du alle wichtigen Infos und Termine stets parat. Was du mehrmals am Tag benötigt, kommt in Armreichweite, alles andere verschwindet vom Schreibtisch in eine Schublade oder ins Regal. Aus den Augen darf aber nicht aus dem Sinn sein. Auch die Schublade verlangt nach einem Mindestmaß an Ordnung. Kleine Schachteln – nicht vergessen sie zu beschriften – oder Trennkörbe helfen dir dabei.

2. Alles hat seinen festen Platz

Wenn alles stets an einem festen Platz liegt, musst du nur instinktiv danach greifen, ohne nachzudenken oder gar zu suchen. Wichtig: Nach der Benutzung legst du den Gegenstand direkt wieder an diesen Platz, sodass er einsatzbereit für das nächste Mal ist, wenn du ihn brauchst.

3. Ein digitales System ausklügeln

Auch eine digitale Organisation am Arbeitsplatz wird immer wichtiger. Du kannst Timer für Erinnerungen stellen und dir Phasen für bewusste Ablenkung einräumen, zum Beispiel: immer nach anderthalb Stunden ist zehn Minuten Facebook erlaubt. Wichtige Dokumente kannst du scannen, damit sie nicht verloren gehen – unbedingt eine Sicherungskopie anlegen! Um nicht in der E-Mail-Flut unterzugehen, legst du verschiedene Ordner an und schiebst Mails direkt, wenn sie ankommen, dorthin. So kannst du zum Beispiel unterscheiden, welche du direkt beantwortest und welche erst in ein paar Tagen, oder du trennst zwischen To-dos und reinen Informationen.

4. Schnell zu erledigende Arbeiten möglichst schnell erledigen

Zwar unterbricht das andere Arbeit, aber sie muss ohnehin gemacht werden. Und wenn es erledigt ist, stellt sich ein unmittelbares Erfolgserlebnis ein.

5. Eine Aufgabe zu Ende bringen

Das mag dem dritten Punkt widersprechen, aber da ging es um schnell zu erledigende Tätigkeiten. Hier ist mehr damit gemeint: eine neue, größere Sache erst dann zu beginnen, wenn die laufende Tätigkeit in die Erledigt-Ablage kommt. Multitasking ist ein Mythos, denn niemand kann mehrere Dinge gleichzeitig tun. Wir können nur schnell hin und her wechseln, manche besser als andere. Wirklich effizient ist dies aber nicht, denn das Gehirn muss sich dann immer wieder aufs Neue ausrichten und konzentrieren. Dies erfordert Zeit, ganz egal, wie schnell jemand ist.

6. Motivierende To-do-Listen anlegen

Ist etwas fertig, heißt es: Abhaken! Eine To-do-Liste – digital oder analog – mit vielen Häkchen am Ende des Tages zeigt dir auf einen Blick, was du geschafft hast und was offen geblieben ist. So weißt du am nächsten Tag auch direkt, wo es weitergeht.

7. Den Schreibtisch am Ende des Tages aufräumen

Dies sollte nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn du dich an die anderen Punkte gehalten hast. Eine tägliche Grundreinigung des Arbeitsplatzes hinterlässt aber ein gutes Gefühl und du wirst dir bewusst, heute wirklich gearbeitet zu haben. Auch für den Feierabend ist es wichtig, seinen Schreibtisch auf Vordermann zu bringen. Man kann so besser mit der Arbeit abschließen und die Freizeit in vollen Zügen genießen. Wichtig: Wenn du was nicht mehr brauchst, weg damit – in den Müll direkt unter dem Tisch oder in den Schredder.

8. Ordnung auf dem Schreibtisch beinhaltet auch den PC

Der Desktop ist nichts anderes als ein digitaler Schreibtisch und sämtliche Prinzipien aus der analogen Welt treffen hier genau so zu. Den Desktop nicht mit Dateien und Dateischnippseln vollkleistern. Unnötige Programme schließen, Dateien, die du nicht mehr brauchst, löschen. Dadurch entlastest du den Rechner und er wird es dir mit mehr Geschwindigkeit danken. Ganz wichtig sind auch Ordnung bei Dateiverzeichnissen sowie in Bezug auf die Dateinamen. Wer in Dateilabyrinthen erst lange suchen muss, vergeudet kostbare Zeit. Eine übersichtliche, klare und auch für andere Personen nachvollziehbare Ordnerstruktur erspart dir viel Frust. Am besten einfach mal einen Freund an den Rechner lassen und ihn bitten, etwas zu suchen. Die Zeit, die er dafür braucht, gibt Aufschluss darüber, ob dein System effizient ist. Dateinamen sind ebenso von zentraler Bedeutung. Niemand kann sich etwas unter „8sdf548sdf.jpg“ vorstellen – nach ein paar Wochen auch du nicht mehr. Nimm dir die Zeit, die für die Beschriftungen deines digitalen Arbeitsplatzes notwendig ist, denn am Ende sparst du diese durch schnelle Suchen.

Du liebst das Chaos und selbst wenn du dir noch so viel Mühe gibst, bricht es nach kurzer Zeit wieder aus? Dann kann es sein, dass du einfach ein besonders kreativer Mensch bist, der seine Ideen fließen lässt und nebenbei alles um sich herum vergisst. Im Chaos findest du Ablenkung, die du aber als Inspiration nutzt, weil sie dein Gehirn stimuliert und dich zu unkonventionellen Lösungswegen führt. Das mag funktionieren, aber früher oder später kommst du an den Punkt, an dem auch du organisiert auftreten musst. So kannst du auch als kleiner Chaot produktive Ordnung an deinen Arbeitsplatz bringen:

• Statt tausender kleiner Post-its benutzt du einen Planer und einen Stift, in dem alles steht. Auch gerne kreuz und quer, auch wenn chronolgisch dir wahrscheinlich mehr helfen würde. Liegt nichts Anderes in Reichweite, kommst du gar nicht erst in Versuchung.
• Entwirf ein kreatives Ablagesystem mit einer Beschriftung, die Spaß macht.
• Stell den Müll direkt unter deinen Tisch.
• Bring ein Schild an auf deinem Tisch, das dich daran erinnert, vor Feierabend das Gröbste zu beseitigen. Dieses begleitet dich über den Tag und prägt sich so ein, unterbricht dich aber nicht wie ein Timer.
• Für wichtige Dinge, die zum Beispiel deinen Chef betreffen oder die Abgabe deiner Abschlussarbeit: Stell dir sofort einen Timer! Dann kann dir keiner vorwerfen, dass dir wichtige Dinge durchgehen.