Postkorbübung: Praxisbeispiel zum Ausprobieren

Mit der Postkorbübung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, gleich mehrere Eigenschaften der Bewerber:innen* zu prüfen, die im Vorstellungsgespräch eher verborgen bleiben. Die wichtigsten sind:

• Stressresistenz
• Lösungskompetenz
• analytische Fähigkeiten
• Entscheidungsfreudigkeit und -geschwindigkeit
• Delegationsbereitschaft
• Konzentrationsfähigkeit

Doch wie ist das mit einer einzigen Übung möglich? Ganz einfach: Du wirst mit einer Situation, wie sie dir an einem stressigen Arbeitstag mit einem vollen Terminkalender begegnen kann, konfrontiert und kannst dabei entweder all deine Skills souverän unter Beweis stellen – oder dich verzetteln.

Die Postkorbübung wird dir besonders oft begegnen, wenn du dich in diesen Bereichen bewirbst:

• Vertrieb: Im Sales Bereich telefonierst du sehr viel und musst auch mit Druck klarkommen

• Consulting: Der Kunde ist König – und verlangt auch viel. Dass du das händeln kannst, stellst du in der Postkorbübung unter Beweis.

• Projektmanagement: Wenn du für ein Projekt verantwortlich bist, ist Priorisierung das A und O.

• Finance: Hier brauchst du dringend analytische Fähigkeiten.

• Logistik: Gute Organisation ist alles – zeige, dass du ruhig bleibst, wenn zum Beispiel eine falsche Lieferung ankommt.

• Handel: Im kaufmännischen Bereich warten gerade in einer Führungsposition täglich wahnsinnig viele To-dos auf dich, die du im Griff haben musst.

• IT: Hier braucht ein Kollege technische Hilfe, dort bricht eine Website zusammen – wie kommst du mit Stress klar?

• Ingenieurwesen: Auch wenn du viel auf dem Tisch hast, brauchst du sehr viel Konzentrationsvermögen, damit du dich zum Beispiel nicht bei statischen Berechnungen vertust.

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Bei der Übung erhält der Bewerber einen „Postkorb“ mit etwa zehn bis 20 Dokumenten, die innerhalb einer streng limitierten Zeitspanne – 20 Minuten bis eine Stunde – abzuarbeiten sind. Mittlerweile, das digitale Zeitalter lässt grüßen, gibt es die Übung häufig nicht mehr mit einem klassischen Postkorb, stattdessen muss eine Reihe von E-Mails mit Kundenaufträgen, Vorgaben von Vorgesetzten und Anliegen von Mitarbeitern bearbeitet werden. Die zu lösenden Aufgaben und Problemstellungen sind vielfältig und nicht unbedingt alle beruflicher Natur.

Leider nicht. In der Regel bleibt es bei der Postkorbübung nicht beim bloßen Organisieren und Erledigen, sondern die Personaler oder Führungskräfte, die dich beobachten, lassen sich alles Mögliche einfallen, um es dir besonders schwer zu machen. Da ruft die Frau an oder der Chef steht vor der Tür, eine Deadline wird spontan nach vorne verschoben oder zusätzliche Aufgaben, die besonders eilig sind, kommen dazu.

Beispiele für Infos und Aufgaben im Postkorb:

• Ein Mitarbeiter hat überraschend zum Monatsende gekündigt, sie müssen nun einen Ersatz finden.
• Eine Lieferung trifft erst drei Tage später ein.
• Eine Maschine muss dringend repariert werden.
• Ihr Kind ist krank geworden und muss am Vormittag kurzfristig aus der Vorschule abgeholt werden.
• Sie müssen für ein Geschäftsessen am Abend noch einen Tisch reservieren.
• Eine Fachzeitschrift möchte kurzfristig ein Interview mit Ihnen führen.
• Die Präsentation für das Jahresmeeting muss morgen Nachmittag fertig werden.
• Morgen ist Ihr Hochzeitstag, und sie haben noch kein Geschenk.
• Ein Mitarbeiter bittet Sie um einen Termin für ein Gehaltsgespräch.
• Eine Fahrzeugstaffel muss für einen Monat bestmöglich eingesetzt werden und dabei Bedingungen für einzelne Fahrer und Fahrzeuge eingehalten werden (z.B. Urlaub, Inspektion, Maut).
• Du hast einen Arzttermin mitten am Nachmittag.

Teilweise können sich die Rahmenbedingungen ändern und Termine überschneiden, so dass man gezwungen ist, Prioritäten zu setzen. Man muss sich entscheiden, welche Aufgaben sofort und von einem selbst erledigt werden müssen, welche man delegieren kann und welche Aufgaben zunächst unberücksichtigt bleiben können.

Lösungsvorschlag:

Im Idealfall stellst du Privates hintenan. Das heißt, du lässt nicht alles stehen und liegen, wenn deine Frau anruft, sondern überlegst erstmal, ob jemand anders deinen Sohn von der KITA abholen könnte. Und das Geschenk zum Hochzeitstag besorgst du selbstverständlich nach Feierabend.

Wichtig wie bei jedem Test in der Bewerbung ist, dass du ruhig und konzentriert an die Postkorbübung drangehst. Versuche, nicht den riesigen Stapel zu sehen, sondern erledige eins nach dem anderen. Außerdem erwartet keiner, dass du die Aufgabe perfekt löst, im Gegenteil: In der Regel ist sie so angelegt, dass irgendwas hinten rüber fällt. Wichtig ist, dass du die wichtigsten Aufgaben erkennst, die unwichtigen kannst du erstmal beiseite legen. Solange du strukturiert an deine Aufgabe drangehst, nicht die Nerven verlierst und sich infolgedessen nicht das Chaos einschleicht, kannst du die Postkorbübung relativ easy erfolgreich hinter dich bringen.

Im Endeffekt kommst du mit diesen drei Schritten durch den Test:

1. Überblick verschaffen: Schau dir alles, was dich erwartet, kurz an, damit du einen groben Eindruck hast, wie der Umfang der Aufgaben ist.
2. Sortieren und priorisieren: Als nächstes priorisierst du – was ist wichtig, was ist weniger wichtig, was musst du selbst erledigen, was kannst du delegieren?
3. Bearbeiten oder delegieren: Jetzt geht es daran, die Aufgaben, die du selber erledigen musst, anzupacken. In der Regel ist die Aufgabe damit dann schon beendet.

Zeitmanagement ist dabei sehr wichtig. Nicht, dass du dich bei der Bearbeitung einer Aufgabe verkünstelst und darüber vergisst, dass deine Zeit abläuft. Also gilt: Die Uhr im Auge behalten, ohne nervös alle drei Sekunden draufzuschauen!

Tipp

Du wirst in der Regel während der Postkorbübung beobachtet und im Anschluss in einem Gespräch darüber befragt. Um nicht ins Stottern zu geraten und vor Aufregung das Wichtigste zu vergessen, halte während der Postkorbübung deine Entscheidungen und Beweggründe dafür schriftlich fest, damit du sie nachher auch begründen kannst. Und am besten denkst du direkt laut, sodass deine Beobachter schon während der Übung einen Eindruck bekommen.

Kommt eine unvorhergesehene Störung daher, womit du unbedingt rechnen solltest, bleibst du trotzdem konzentriert, entspannt und – sollten Kollegen involviert sein – freundlich. Du lässt dich nicht beirren, sortierst die Aufgaben ein, priorisierst sie im Vergleich zu den anderen oder ziehst etwas vor, falls eine Deadline nach vorne gelegt wurde.

Als Übung für den Auswahltest kannst du die sogenannte Eisenhower-Matrix zurate ziehen. Sie hilft dir, Dinge zu priorisieren und in Schubladen von unglaublich dringend bis nice-to-have einzuordnen.

Doch welche Art der Organisation du letztendlich wählst, bleibt natürlich dir überlassen – Hauptsache, deine Beobachter erkennen eine Methode, die im Idealfall wenig mit „Nur das Genie beherrscht das Chaos“ gemein hat.

Du hast bei einem Assessment-Center bemerkt, wo deine Schwächen liegen und möchtest bei deinem künftigen Arbeitgeber weiter an dir arbeiten? Dann solltest du darauf achten, dass Coaching und Weiterbildungen dort dazugehören:

Du suchst Übungen für den Einstellungstest?
Die Recrutainment-Experten von CYQUEST haben für die Karriereseite von RWE eine Online-Postkorbübung erstellt, auf der Bewerber solch eine Aufgabe zur Vorbereitung auf den Auswahlprozess durchführen können. Die Übung ist ein guter Test für alle, die nach dem ersten Vorstellungsgespräch eine Einladung zu einem Assessment Center oder einem Einstellungstest erhalten.