Soft Skills: Vom Trainee zur Führungskraft
Sehr guter Hochschulabschluss – check, Auslandserfahrung – check, Praktika gemacht – check, alle Hard Skills sind da. Und dann folgt in der Stellenanzeige für das Trainee-Programm eine lange Liste an Eigenschaften, die du zusätzlich mitbringen sollst: Die Rede ist von Soft Skills und das sind Kompetenzen, die man nicht studieren kann. Oder vielleicht doch? Hier erfährst du, was genau man darunter versteht, warum diese Skills entscheidend bei Jobsuche und Karriereentwicklung sein können, was du im Bewerbungsprozess und bei Online-Tests in der Bewerbung beachten solltest und welche Möglichkeit es gibt, sich in Sachen Soft Skills zu verbessern.
Definition: Was sind Soft Skills?
Als Soft Skills bezeichnet man allgemein persönliche, soziale und methodische Kompetenzen. Darunter fällt alles, was nicht zu deiner Ausbildung oder deinen bisherigen Tätigkeiten und Erfahrungen gehört.
Die persönliche Kompetenz beschreibt den Umgang mit dir selbst. Es geht um Themen wie:
- Selbstbewusstsein
- Selbstkritik
- Motivation
- Selbstdisziplin
- Eigenverantwortung
Das hat natürlich auch Einfluss auf die soziale Kompetenz, die beschreibt, wie du mit anderen umgehst und interagierst. Hierzu gehören zum Beispiel:
- Teamspirit
- Empathie
- Umgangsformen
- Menschenkenntnis
- Kommunikationsfähigkeit
- Interkulturelle Kompetenz
Bei der methodischen Kompetenz geht es hingegen darum, was für Techniken und Methoden du beherrschst, zum Beispiel:
- Analytisches Denkvermögen
- Konzeptionelle Fähigkeiten
- Präsentationstechniken
- Umgang mit neuen Medien
- Zeitmanagement
Oftmals werden die Begriffe Soft Skills, Schlüsselqualifikation, Schlüsselkompetenzen und soziale Kompetenz gleichgesetzt, wobei letzteres eher die persönlichen Fähigkeiten und wichtige Eigenschaften, die für eine empathische, professionelle und kompetente Zusammenarbeit sorgen, bezeichnet.
Besitzt du neben ausgeprägten anderen Fähigkeiten und Voraussetzungen auch gute Soft Skills, hinterlässt du einen positiven Eindruck beim Arbeitgeber und es stehen dir viele Türen in den beliebtesten Trainee-Branchen offen.
Bedeutung: Warum sind Soft Skills wichtig?
Hard Skills kann man an harten Kriterien festmachen und objektiv überprüfen, während Soft Skills als weiche Faktoren schwer greifbar sind – schriftlich kann sie keiner bescheinigen. Ein/e Personaler:in* kann im Bewerbungsprozess leicht auf die Noten schauen, aber ob der Bewerber wirklich ein Teamplayer ist, kann er oder sie aus den Hard Skills nicht ablesen.
Für ein rundes Profil musst du Hard und Soft Skills mitbringen und sowohl auf dem Papier als auch durch deine Interaktionen überzeugen, denn es kommt nicht nur darauf an, dass etwas gemacht wird, sondern auch wie. Dazu gehört eben, dass du nicht nur eine Aufgabe nach der anderen schnell lösen, sondern auch zusammen mit anderen größere Projekte realisieren kannst. Und auch die beste Idee hilft nichts, wenn du sie nicht überzeugend präsentieren kannst.
Diplompädagogin und Soft Skills Coach Dagmar Friebel bringt den Faktor soziale Kompetenz auf den Punkt:
Wer nicht in der Lage ist oder den Willen mitbringt, mit anderen Menschen erfolgreich zusammen zu arbeiten, findet auch kein Arbeitsfeld mehr.
Hier findest du Beispiele für verschiedene Branchen, in denen du Soft Skills brauchst:
| BRANCHE | ANWENDUNG |
|---|---|
| Vertrieb | Du willst was verkaufen, und das nicht nur mit Fachwissen, sondern auch mit Empathie und Kommunikationsfähigkeit. |
| Consulting | Firmen vertrauen dir große Probleme an. Dafür brauchst du zum Beispiel Menschenkenntnis und ein selbstbewusstes Auftreten. |
| Finanzwesen | Auch hier bist du oft im Kundenkontakt. Da Finanzen ein heikles Thema sind, musst du sehr genau und analytish handeln und gleichzeitig Vertrauen erwecken. |
| PR | Als PR Profi bist du das Sprachrohr eines Unternehmens. Bist du sympathisch und kannst professionell präsentieren, überträgt sich das Gefühl auf die Marke |
| Personalwesen | Im HR-Bereich hast du täglich mit Menschen zu tun, musst kommunikativ und entscheidungsfreudig sein sowie viel Menschenkenntnis beweisen. |
| Logistik | Du bist dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft – sowohl in der genauen Planung als auch im Umgang mit Partnern. |
| Assistenz | Als rechte Hand des Managements übernimmst du viel Verantwortung und brauchst Organisationsgeschick genauso wie ein gutes Zeitmanagement. |
| Business Development | Im Business Development brauchst du Mut zur Veränderung, Verhandlungsgeschick, unternehmerisches Geschick und Kommunikations-Skills. |
| Pruduktmanagement | Als Produktmanager hast du viel Verantwortung und musst Absprachen treffen, die ganze Projekterfolge sichern. Dafür braucht du auch ein hohes Maß an Eigenmotivation. |
| Marketing | Als Marketing Manager musst du kreativ sein, aber genauso gut mit Zahlen umgehen können und auch mal um die Ecke denken. |
Was hat „Emotionale Intelligenz“ mit Soft Skills zu tun?
Emotionale Intelligenz beschreibt die Fähigkeit, mit eigenen Gefühlen sowie denen deiner Mitmenschen umzugehen. EQ steht in jedem Business-Knigge und ist eine wichtige Voraussetzung, andere Soft Skills zu lernen – ohne diese Kompetenz wird es zum Beispiel schwierig, Konflikte zu lösen oder sich in ein neues Team einzufügen, was gerade im Zuge der Job-Rotation für Trainees sehr wichtig ist.
Auch die Fähigkeiten, andere zu überzeugen oder die eigene Leistung zu reflektieren, sind wichtige Soft Skills, die du ohne Emotionale Intelligenz kaum erlangen kannst. Bei deiner Entwicklung vom Trainee zur Führungskraft wird das immer wichtiger, denn bist du in einer Leitungsfunktion, hast du Verantwortung für Mitarbeiter und musst einen guten Mittelweg zwischen Kollegialität und Durchsetzungsfähigkeit finden.
Emotionale Intelligenz zeigt auch die Grenzen von Soft Skills. Denn wenn jemand extrem kommunikativ ist und sich das so äußert, dass man regelmäßig den neuesten Firmen-Klatsch unter die Leute bringt, kann das nach hinten losgehen. Hier muss man differenzieren, sagt Dagmar Friebel:
Klatsch und Tratsch wird häufig verpönt, ist aber ein Zeichen dafür, dass Interesse füreinander besteht. So lange der Small Talk nicht durch Bösartigkeit geprägt ist, ist dies ein Mittel, um Beziehungen aufzubauen und zu erhalten.
Die wichtigsten Soft Skills.
Die Wichtigkeit der einzelnen Soft Skills festzulegen, ist immer eine Gratwanderung – denn zum einen wollen Unternehmen am liebsten etwas erfahren, was sie nicht schon in den letzten 100 Bewerbungen gelesen haben, aber andererseits möchten sie natürlich auf Klassiker nicht verzichten.
Einer Statistik zufolge ist hier auffallend, dass Motivation, Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Auftreten sehr viel mit Persönlichkeit, Ausdruck und Interaktion zu tun haben – diese Faktoren sind für die effektive Arbeit im Team unerlässlich. Das schließt auch Konflikt- und Kritikfähigkeit mit ein, denn nur, wenn ein Team sich von Spannungen nicht negativ beeinflussen lässt, kann es effektiv arbeiten. Der zweite große Block – Selbstmanagement, Zeitmanagement und Organisationsfähigkeit – zielt darauf ab, dass man sich darauf verlassen kann, dass du deine Arbeit pünktlich und sorgfältig erledigst. Methodische Kompetenzen stehen bei den Arbeitgebern eher hintenan, wobei du den Klassiker „analytisches und konzeptionelles Denkvermögen“ in sehr vielen Stellenanzeigen finden wirst.
Soft Skills speziell für Trainees.
Die genannten wichtigsten Soft Skills sind für jede Stelle unverzichtbar – jedoch kannst du dir speziell bei deiner Bewerbung als Trainee noch einen Vorteil verschaffen, wenn du Soft Skills einbringst, die eben nicht zum 08/15-Repertoire gehören. Dazu gehören zum Beispiel Lernbereitschaft und Wissbegierde, weil du als Trainee noch ausgebildet wirst. Außerdem ist (nicht verbissener) Ehrgeiz ein wichtiger Faktor für eine eventuell anschließende Führungslaufbahn. Da du verschiedene Stationen durchläufst, solltest du dazu unbedingt flexibel sein und dich schnell an neue Situationen gewöhnen – Stichwort Teamfähigkeit. Nicht zuletzt spielt Selbstreflexion eine wichtige Rolle, weil du während eines Trainee-Programms extrem viel Feedback bekommst.
Soft Skills in der Bewerbung & im Vorstellungsgespräch.
Da der Personaler dich erstmal nur anhand eines Blatt Papiers einschätzen kann, ist es besonders wichtig, dass du deine Soft Skills in der Bewerbung mit Beispielen belegst. Also Finger weg von Formulierungen wie „Ich bin kommunikationsstark und flexibel.“ Mach diese Eigenschaften lieber an konkreten Dingen fest, die du bereits geleistet hast. Zum Beispiel: „Während meines Auslandssemesters in Shanghai und der anschließenden Rucksackreise durch Asien habe ich bewiesen, dass ich mich schnell auf neue Situationen einstellen kann und Spaß daran habe, mit den unterschiedlichsten Menschen zu kommunizieren.“
Überzeugst du, kannst du dir sicher sein, dass sich Personaler im Vorstellungsgespräch für das Trainee-Programm persönlich davon überzeugen wollen. Allerdings werden sie dir nicht den Gefallen tun, dich frei heraus danach zu fragen, sondern dir indirekt auf den Zahn fühlen. Beliebte Fragen sind zum Beispiel:
Der Klassiker zur Selbsteinschätzung: „Nennen Sie Ihre drei größten Stärken“ – meist gefolgt von der Frage nach den Schwächen. Alternativ wird gefragt, was Freunde über dich sagen und ob sie mit dieser Einschätzung recht haben.
Die Frage nach der Problemlösekompetenz: „Standen Sie schon mal vor einer Aufgabe, die Sie nicht lösen konnten? Und wie sind Sie damit umgegangen?“
Die Frage nach der Teamfähigkeit: „Welche Rolle nehmen Sie üblicherweise in Gruppen ein?“ – dazu solltest du Beispiele parat haben.
Die Frage nach Belastbarkeit und Sorgfalt: „Sie stehen unter starkem Zeitdruck. Was ist Ihnen wichtiger: Rechtzeitig fertig zu werden oder fehlerfrei abzuliefern?“
Die Frage nach der Kollegialität: „Was haben Sie in der Vergangenheit gemacht, wenn Sie erfahren haben, dass jemand schlecht über Sie geredet hat?“
Die Frage nach den Karriere-Ambitionen: „Wo siehst du dich in fünf Jahren?“ – gerade für Trainees ist es wichtig, Karriereambitionen im Unternehmen auszudrücken.
Allgemein gilt: Sei auf die Fragen gefasst, belege deine Antworten gut, sei proaktiv – indem du beispielsweise dein Engagement als Trainer und Spieler im Fußallverein erwähnst, was unter anderem Teamfähigkeit ausdrückt. Und lass dich nicht aus der Ruhe bringen. Hände weg auch von Witzen an der Stelle oder dem Versuch, Stärken hinter angeblichen Schwächen zu verstecken – Stichwort „Ich bin Perfektionist“.
Ganz nebenbei punkten: Soft Skills indirekt ausdrücken.
Auch durch gewisse Formalien kannst du Soft Skills zeigen. Ein Anruf im Unternehmen vor der Bewerbung zeigt Kommunikationsfähigkeit, eine schicke und stimmige Bewerbung signalisiert Präsentationsvermögen und – wenn nötig – Kreativität. Allein mit deiner Gestik und Mimik sowie einem netten Lächeln und gekonntem Smalltalk kannst du Selbstvertrauen, Offenheit und Freude an der Kommunikation zeigen. Sympathie ist oft das Zünglein an der Waage, wenn die Entscheidung zwischen zwei qualifizierten Mitarbeitern fällt.
Vom Trainee zur Führungskraft mit den richtigen Soft Skills.
Neigt sich dein Trainee-Programm dem Ende zu, wirst du erfahren, ob es für die Übernahme in eine Führungsposition reicht. Dabei werden zum einen deine abgeschlossenen Projekte entscheidend sein, zum anderen aber auch, ob deine Soft-Skills-Performance sich im Berufsalltag bestätigt hat.
Ist dein Ziel eine Leitungsposition, wird nochmal besonderes Augenmerk darauf gelegt, ob du...
✓ immer präsent bist und Eigeninitiative zeigst.
✓ dich durchsetzen kannst, aber gleichzeitig Teamspirit hast und diplomatisch bist.
✓ den Überblick behältst.
✓ Interesse für Gesamtzusammenhänge hast.
✓ viel Selbstdisziplin und Selbstbeherrschung mitbringst.
✓ Konflikte und Probleme clever löst.
✓ überdurchschnittlich viel Einsatzbereitschaft zeigst.
✓ Verantwortung übernimmst.
✓ Kompromisse eingehen kannst.
✓ Ideen und Visionen überzeugend präsentieren kannst.
✓ mit Druck klarkommst.
Bist du zu Beginn deines Trainee-Programms noch nicht perfekt, keine Panik: Du hast in der Regel sechs bis 24 Monate Zeit, deine Soft Skills zu trainieren.
Soft Skills selber trainieren: Diese Methoden bringen dich auf die Zielgerade.
Sich Hard Skills anzueignen ist relativ leicht – ob du zum Beispiel ein Praktikum machen willst, kannst du selber entscheiden. Aber sich einfach so Selbstbewusstsein oder Empathiefähigkeit zulegen? Geht auch, wie Soft Skill Coach Dagmar Friebel weiß:
Ich habe immer wieder die Erfahrung gemacht, dass bei vorhandener Veränderungs- oder Entwicklungsbereitschaft gepaart mit Lernfähigkeit sowie der Fähigkeit, sich selbst zu reflektieren, Menschen auch in der Lage sind, sich flexibel und angemessen zu verhalten. Deshalb steht für mich Veränderungs- und Lernbereitschaft an oberster Stelle.
Wenn du dich in Sachen Soft Skills verbessern möchtest, hilft es, dich intensiv mit dir selber auseinanderzusetzen und die eigene Grundeinstellung sowie Wertvorstellungen, Ethiken und Moral kritisch zu hinterfragen. Bei der Bestandsaufnahme können dir zum Beispiel Fragebögen oder Gespräche mit Menschen helfen, die dir nahestehen.
Schüchtern dich beispielsweise andere oft ein, hilft es, dir die eigenen Stärken bewusst zu machen und diese gezielt einzusetzen. Im Alltag kannst du in Gruppensituationen sowohl die Rollen deiner Mitmenschen als auch deine eigene Rolle reflektieren – bewusst zuhören und Körpersprache wahrzunehmen sowie Fragen zu stellen, ist hier wichtig. Und wenn du über deinen Schatten springst und öfter mal präsentierst, anstatt dich immer hinter der Gruppe zu verstecken, wirst du hierbei immer sicherer.
Auch auf theoretischer Ebene kannst du dir Methoden aneignen: Beschäftige dich zum Beispiel mit Kommunikationsmodellen, den Grundlagen der Motivationspsychologie, Arbeitstechniken oder Zeitmanagement. Bei Seminaren und Fortbildungen kannst du trainieren und bekommst das Werkzeug dafür an die Hand. Die effektivste Methode ist ein individuelles Coaching, das speziell auf dich zugeschnitten ist. Arbeitest du an deinen Soft Skills, ist es wichtig, dass du während des ganzen intensiven Prozesses deine Veränderungen reflektierst, hinterfragst und auch Menschen aus deinem Umfeld zu Rate ziehst.
Wo willst du arbeiten?
Soft Skills Seminare während des Trainee-Programms.
Durch das Training von Soft Skills musst du nicht zwangsläufig alleine: Viele Unternehmen bilden im Trainee-Programm nicht nur fachlich aus, sondern bieten auch Soft-Skill-Seminare an, um verschiedene Kompetenzen der Trainees aktiv zu fördern – etwas, was in der Uni in der Regel zu kurz kommt. Insbesondere für Führungskräfte, die ganze Teams leiten, sind Soft Skills unermesslich. Die Inhalte richten sich dabei zum Teil an die geforderten Aufgaben im Beruf. Klassische Seminarinhalte sind beispielsweise Selbstmanagement, Konfliktmanagement, Rhetorik, Präsentation, Zeitmanagement oder Verhandlung. Manchmal werden auch externe Coaches ins Boot geholt, die sich gezielt der individuellen Entwicklung eines Trainees widmen.