Tipp: Mehr Erfolg durch besseres Zeitmanagement

Das systematische Planen der Zeit soll mehr Zeit bringen. Natürlich kann Zeitmanagement keinen 48-Stunden-Tag zaubern, aber dafür sorgen, dass die zur Verfügung stehende Zeit effektiver genutzt und nicht vergeudet wird. Das soll allerdings nicht heißen, dass in weniger Zeit noch mehr Arbeit erledigt werden soll, sondern vielmehr, dass strukturierter und produktiver gearbeitet werden kann, wenn klare Ziele feststehen.

Gerade im Job kannst du an vielen Rädchen schrauben, um dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile für dich:

• Du hast weniger inneren Druck und bist dadurch entspannter und besser gelaunt.
• Du bist konzentrierter, präziser und setzt klare Prioritäten, sodass dir nichts Wichtiges durchgeht
• Du kannst freier und kreativer arbeiten. Gehst du mit dem Flow, anstatt durchzuhetzen, kommen dir viel bessere Ideen – wetten?
• Du musst keine Überstunden schieben und hast mehr Freizeit.

Diese Vorteile tragen dazu bei, dass deine Kolleg:innen*, Vorgesetzten und Kunden gerne mit dir zu arbeiten, dir viel zutrauen und sich darauf verlassen können, dass sie pünktlich und zuverlässig das bekommen, wofür du bezahlt wirst. Gerade wenn du noch in der Probezeit bist oder als Trainee auf eine Übernahme hoffst, ist das immens wichtig, dass du deine Zeit gut einteilst und dadurch keine groben Schnitzer passieren oder du eine Deadline verpasst.

Auch dein Geldbeutel kann also von deinem guten Zeitmanagement profitieren. Durch eine aussagekräftige Bewerbung oder gute Referenzen, kannst du auf ein höheres Gehalt als der durchschnittliche Trainee hoffen.

Ja, wir verzetteln uns gern. Ablenkungen sind immer willkommen. Und der innere Schweinehund lacht sich ins Fäustchen, weil er wieder eine Ausrede gefunden hat. Deswegen müssen wir ihm jedes Schlupfloch verbauen, indem wir morgens konsequent die wichtigste Aufgabe zuerst erledigen! Egal, was später dazwischen kommt, man kann sicher sein, dass man immerhin schon ein gutes Stück geschafft hat. Außerdem ist es viel leichter, den Weg zurück an den Schreibtisch zu finden, wenn man einmal mit dem Arbeiten begonnen hat.

Denken verbraucht unheimlich viel Energie: Unser Gehirn macht nur circa zwei Prozent unseres Körpergewichts aus, verbraucht aber um die 20 Prozent der gesamten Energie. Es ist also nur verständlich, wenn das Gehirn gerne Aufwand vermeidet und eher kleine Dinge erledigt, die schnell gemacht sind oder die nicht denkintensiv sind. Einmal in diesem Kleinigkeiten-Modus, ist es nur schwer, wieder rauszukommen, weil eine gewisse Art des Denkens angeregt ist: Es scheint nun sooo viel leichter, nach dem Einkauf noch schnell die Küche zu putzen oder nach den E-Mails noch ein paar Überweisungen zu tätigen, als plötzlich umzuschalten und intensiv über ein Projekt nachzudenken.

Um diese Gravitationskraft um Kleinigkeiten zu verhindern, schalte morgens sofort in den Denkmodus! Damit signalisierst du deinem inneren Schweinhund: „Heute ist intensives Arbeiten angesagt!“ Er wird daraufhin den Schwanz einziehen und keinen Ärger machen. Haben wir uns einmal mit schwerer Kost beschäftigt, werden bestimmte Gehirnregionen angeregt und bündeln die Aufmerksamkeit.

Selbst wenn wir nach einer Stunde Denktätigkeit unterbrochen werden oder unsere Mails abrufen, fällt uns die Rückkehr zu den wichtigen Aufgaben ungleich leichter. Beginnen wir mit Kleinkram, verpassen wir diesen Anfangsschwung! Der aber ist ein Magnet, der die Gedanken wieder zurück zur wichtigsten Aufgabe zieht. Es ist dann gar nicht schlimm, eine Pause zu machen oder Routineaufgaben abzuarbeiten. Einmal angeregt, arbeitet das Gehirn in den Pausen weiter. Es braucht ohnehin eine gewisse Zeit, bis neue Informationen verarbeitet sind. Nach der Unterbrechung kommen wir schneller wieder rein oder sehen die Sache unter einem neuen Blickwinkel.

Es ist also nur schlau, den Kopf morgens mit Informationen, Fragen und konzeptionellen Problemstellungen zu füttern. Die selektive Aufmerksamkeit sorgt dann dafür, dass wir neue Informationen auf unser Arbeitsgebiet beziehen oder nebenbei am Mittagstisch mit den Kollegen oder Kommilitonen über das Projekt diskutieren.

Dies kommt von dem Ausspruch eines amerikanischen Managementforschers, der ein ähnliches Prinzip als „Eat the Frog first“ bezeichnete. Warum gerade ein Frosch? Ich habe das wie folgt assoziiert: Ein Frosch ist glitschig und daher schlecht zu greifen. Er quakt laut und zieht somit viel Aufmerksamkeit auf sich. Und wenn du denkst, du hast ihn gleich erwischt, hüpft er weg! Damit steht der Frosch auch symbolisch für all jene Aufgaben, die unangenehm sind, und die wir deshalb immer vor uns herschieben – sei es die Gehaltsverhandlung, das Feedbackgespräch, den Anruf beim Arzt oder die Arbeit an dem neuen Projekt. Das ständig mulmige Gefühl belastet und beeinträchtigt die Aufmerksamkeit, die wir für andere Dinge bräuchten.

1. Ein Frosch kann sich verkleiden: Identifiziere die Spezies: Was ist dein Frosch? Die dickste, unangenehmste oder zeitaufwendigste Aufgabe?

2. Schneide den Frosch in Scheiben: Wenn der Frosch zu groß ist, knüpfe dir einzelne Teile von ihm vor oder suche dir Verstärkung!

3. Auf den Tisch: Lege abends die Hauptaufgabe des nächsten Tages auf den aufgeräumten Schreibtisch. Egal was kommt, morgen musst du dort sofort ran!

Beitrag von Zeitmanagement-Experte Martin Krengel. Der Text ist ein Auszug aus seinem Buch „Golden Rules – Erfolgreich lernen und arbeiten“.

Neben dem Setzen von Prioritäten kannst du noch andere Mechanismen nutzen, um dein Zeitmanagement effizienter zu machen. Wir stellen dir unsere 11 Favoriten für ein besseres Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement vor:

1. Nimm dir zehn Minuten Zeit: Nutze die ersten zehn Minuten des Arbeitstages, um dich kurz zu sammeln: Was steht an dem Tag an, was muss unbedingt gemacht werden, wann gibt es „Störungen“ durch Meetings? Machst du dir jeden Morgen einen groben Plan mit ungefähren Zeitangaben, kannst du immer wieder darauf zurückgreifen und vermeidest Hin-und-her-Springen.
   
2. Formuliere klare Ziele: Was möchtest du Ende des Tages geschafft haben? Kannst du diese Frage beantworten, vermeidest du, einfach nur vor dich hinzuwerkeln, sondern arbeitest gezielt darauf hin und kannst etwas zu Feierabend mit gutem Gewissen als „erledigt“ markieren.
   
3. Schaffe Routinen: Dinge, die du jeden Tag machst – E-Mails abrufen und priorisieren zum Beispiel –, bearbeitest du am besten immer in derselben Reihenfolge und optimierst sie so nach und nach, weil dein Körper sich daran gewöhnt und Routine dich schneller macht.
   
4. Lege Teilschritte fest: Stehst du vor einer großen Aufgabe und weißt nicht, wo du anfangen sollst, dann teile sie in kleine Häppchen. So kannst du einen Teilschritt nach dem anderen abhaken, bemerkst kontinuierlichen Fortschritt und fühlst dich viel produktiver, als wenn du einen großen Berg auf einmal bezwingen willst.
   
5. Delegiere clever: Das heißt nicht, dass du alle unangenehmen Aufgaben wegschieben sollst – sondern vielmehr, in dich hineinzuhören und dir ehrlich zu überlegen, wer für welche Aufgaben gut geeignet wäre.
   
6. Beachte deinen Biorhythmus: Bist du morgens um acht produktiv, oder kommst du erst gegen 10 Uhr in die Gänge? Dann zwing dich nicht zum frühen Aufstehen, sondern glaube deinem Körper und starte deinen Arbeitstag – soweit es dein Arbeitgeber zulässt – je nachdem früher oder später. Auch deine Aufgaben kannst du darauf ausrichten: Wenn du morgens am konzentriertesten bist, nimmst du dir die Excel-Tabelle vor, wenn du nach dem Mittagessen besonders kreativ bist, steht das Brainstorming für das neue Projekt auf deinem Plan.
   
7. Teile deinen Tag in Sessions ein: Der Blick auf die Uhr löst jedes Mal eine kleine Panikattacke aus? Dann stell sie aus – und plane lieber deinen Tag in mehrere Phasen. Zum Beispiel kannst du dir einen Wecker für 1 ½ Stunden stellen – wenn das ein Zeitraum ist, in dem du persönlich den Fokus behalten kannst – und in der Zeit fokussiert arbeiten, ohne dich durch den Blick auf die Uhr stressen zu lassen. In der Zeit sind dann auch Facebook, Handy und Co. tabu.
   
8. Baue Puffer ein: Du hast viel zu tun? Dann verplane trotzdem niemals den ganzen Tag, sondern rechne bewusst ein, dass unvorhergesehene Dinge passieren, in denen du dich von deiner eigenen Aufgabe abwenden wirst. So gerätst du nicht in Stress, wenn du kurz rausgerissen wirst – und wenn es tatsächlich mal nicht passiert, kannst du das Gefühl genießen, schneller zu sein als gedacht.
   
9. Nimm dir Auszeiten: Gerade in Großraumbüros kann der Lärmpegel manchmal den letzten Nerv kosten. Klar ist es nicht so gut für den Teamgeist, wenn du den ganzen Tag mit Kopfhörern dasitzt, aber dich zwischendurch abzuschotten, Musik zu hören oder dich in eine ruhige Ecke zu verziehen, ist mehr als erlaubt.
   
10. Hab den Mut, nein zu sagen: Klar hilft man Kollegen, wenn es brennt. Aber das heißt nicht, dass du dir alles aufbürden musst. Deshalb: Überlege dir Formulierungen, mit denen du freundlich, aber bestimmt und fundiert absagen oder vertrösten kannst.
    
11. Schlafe und hab Spaß: Klingt banal, aber ist sehr wichtig. Lass dich von deiner Arbeit nicht auffressen, sondern achte auf deine Work-Life-Balance und nutze deine Freizeit, um Energie zu tanken. Hast du ein Projekt gerockt, dann belohne dich auch dafür!

Alle Tipps für eine aussagekräftige Bewerbung findest du hier: